電話かメールかの最適解。メール等の文字ツールを使う場合の注意点

ビジネスマインド・ビジネス一般

こんにちは。司法書士の甲斐です。

今は若干下火になりましたが、その昔、仕事の連絡手段として「電話かメール等の文章ツールか?」について議論がなされる事が良くありました。

発端はホリエモンですね。

彼は著書等の中で「電話してくる人とは仕事はするな」と明言していますし、彼の事を好きなビジネスパーソンも連絡手段としてもっぱらメールやLINE、チャット等の文字ツールを好んで使うでしょう。

結局の所、電話も文字ツールもメリット・デメリットがあり、「電話が悪」と一刀両断するのは思考停止と言えるでしょう。

どちらを使うかの最適解は、リアルタイムでコミュニケーションを取る必要がある場合は電話に勝るものはありませんし、相手にメモを取って欲しい状況であれば、メール等の文字ツールを利用すれば良いだけです。

また、「電話が嫌い。メール等の文字ツールを好んで使う人」と私はたまに仕事をするのですが、「文字ツール好きな人」にも実は残念な部分があるのです。

1.電話は「悪」ではない

電話は相手とのタイミングが合わない限り成立しないコミュニケーションである為、

  • 電話=使い勝手が良くない
  • 電話=相手の時間を一方的に奪う「悪」

と言う印象を持っている人も少なくありません(仕事ができる起業家「風」の人ほど、この傾向が強いかも・・・)。

ただ、起業したばかりであればお客さんからの問い合わせは電話でくる事が多く、「電話してくる人とは仕事はするな」と本気で思っていれば仕事なんか来ませんし、即廃業です。

なので「電話=悪」と何も考えもしないで「大賛成!」と思う事はそもそも問題でしょう。

2.メールはとにかく分かりやすく正しい文法で書く事!

これは私自身の経験なのですが、問い合わせを頂く中で特に理由なく、

「ご連絡はメールでお願いします。電話はお控え下さい。」

と言う方(特にビジネスを行っている事業者の方)がいらっしゃいます。

(これも一種の「電話=悪」と言う価値観の持ち主でしょう。)

私自身メールでのやり取りは特に苦痛ではありませんので対応させて頂くのですが、この「メールマウンティング」してくる人の文章、正直言って読みにくいんですね。

と言うよりも、何が言いたいのかサッパリ分からない。

何でかなー?と考えみると日本語の文法の問題ですね。

3.文章は短く簡潔に。一つの文章に主語と述語は一つづつ

喋っている場合、多少日本語の文法がおかしくても意味は伝わる場合がありますし、その場で意味を質問する事も可能ですが、リアルタイムではないメール等の文字ツールはそう言う訳にはいきません。

その為、無駄なやり取りをなくす為にも「分かりやすい、読みやすい文章」を書く必要があるんです。

・・・何を今更?と思われるかも知れませんが、「電話じゃなくてメールで!」と言う人ほど、分かりにくい文章を書いているのです。

では分かりやすい文章にするにはどうすれば良いか?簡単なのは下記の方法です。

  • 一文は短く簡潔に。
  • 一文の中に出てくる主語と述語は一つづつ。

分かりにくい文章の代表例が、「主語と述語の関係性が良く分からない文章」です。

一つの文章の中に登場人物である主語が複数出てきて(若しくは全く出なかったり)、結局どの主語が述語に掛かっているのか分からない文章が良くあります。

相手の時間を奪わない為にメールを使ったにも関わらず、意味が分からない文章を送ってしまった結果、結局相手の時間を奪ってしまう、笑い話にもならないような出来事が現実に起きているのです。

4.まとめ

「電話をする人間は仕事が出来ないヤツ」と思うのは個人の自由ですし別に良いのですが、だったらメール等の文字ツールを使う際に「ちゃんとした文章」を書く必要があるでしょう。

そうでなければ「インフルエンサーの言っている事を盲目的に信じ、自分の頭で考える事が出来ない人」になってしまいますので。