会社の登記申請もOK。登記所(法務局)が発行する商業登記電子証明書とは?

会社設立・商業登記

こんにちは。司法書士の甲斐です。

最近はコロナ禍の影響もあり、書面の電子化が進んでおり、契約書関係も電子化し、クラウドサイン等を提供する事業者が増えてきました。

また、行政手続き等もオンライン化が進んでおり、電子署名、電子証明書を活用する機会が今後ますます増えてくるでしょう

その時代の流れから、実は登記所(法務局)でも商業登記に基づく電子認証制度があるのをご存じでしょうか?

今回は、会社設立時にも申請ができる、商業登記電子証明書のお話です。

1.電子署名、電子証明書とは?

「電子署名」は簡単に言えば「データとしての実印」の事です。

具体的な電子署名の定義は、電子署名法(電子署名及び認証業務に関する法律)第2条に記載されています。

簡単に言えば

  • 電子ファイルに対して行われる措置
  • 当該措置を行なった者が作成者であることを示すもの
  • 当該電子ファイルに改変がないことを確認できるもの

が「電子署名」です。

「電子証明書」は簡単に言えば「データの印鑑証明書」に該当するもので、電子署名を行った者が利用者本人である事等を証明するものです(電子署名法第13条)。

PDF等のデータには実印を押印する事が出来ませんので、これに代わるデータ的な物が必要になってきます。それが電子署名と電子証明書なのです。

電子署名と電子証明書に関する詳しい内容は下記のページをご参照下さい。

2.商業登記に基づく電子証明書(商業登記電子証明書)とは?

商業登記に基づく電子証明書(商業登記電子証明書)とは、登記所が管理する登記情報に基づき、会社・法人の代表者に対して、電子証明書を発行する制度です。

簡単に言えば、「会社実印の印鑑証明書のデータ版」です。

通常の電子証明書と同様、電子文書(契約書)に電子契約をした場合に、その作成した電子文書を相手方に渡す場合に使用されます。

この商業登記電子証明書があれば、相手方は、その電子文書の作成者が誰であるのかを確認することが出来て、さらにその電子文書が改ざんされていないことを確認することができます。

なお、商業登記電子証明書は、3か月から27か月までの間で証明期間を選択することができます。

3.電子証明書でできる手続き

電子文書(契約書)に使用できるのは勿論、様々なオンライン手続きで商業登記電子証明書は利用する事が出来ます。

【商業登記電子証明書が利用できるオンライン手続き一例】

  • 登記・供託オンライン申請システム
  • e-Tax(国税電子申告・納税システム)
  • 社会保険・労働保険関係手続
  • 特許のインターネット出願
  • 総務省 電波利用 電子申請・届出システム、等

4.電子証明書の取得方法

電子証明書は、会社の本店所在地を管轄している登記所(管轄登記所)に、電子証明書の発行申請を行う事により取得することができます。

① 電子証明書を取得するための専用ソフトウェアのインストール
② 電子証明書発行申請に必要なファイルの作成
③ 電子証明書の発行申請
④ 電子証明書の取得(ダウンロード)

詳細は下記法務所のサイトをご確認下さい。

5.まとめ

商業登記電子証明書は様々な契約における電子文書やオンライン手続きに活用できます。

その為、会社設立時に法人の実印を届出るのと併せて、今後は商業登記電子証明書の発行申請も行うのも検討してみるのも良いかも知れません。

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